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高效方法论05:文件管理,别浪费时间在找东西上(下)

导读

有人说,人的一生差不多有三分之一要浪费在睡觉上,睡觉是生理需求,没有人能避免。同时也有人说,人的一生差不多有三分之一的时间要浪费在找东西上,除了有目的找东西以外,我们很大一部分时间浪费在找不到东西上。同样的,我们在使用电脑时,一样也会浪费大量的时候在找文件上。你的人生有一万种可能,不要浪费时间在找东西上。

一、文件管理的理论知识

文件管理得先从整理文件开始做起,我把整理文件这件事分为三步:舍弃、分类、命名。然而,这三步并没有严格的先后顺序,你甚至可以同时进行。

1、 舍弃
整理文件第一步要做的就是对文件进行评估,如果你觉得没有用,你就应该大胆地删除它。请记住,文件删除的准则是“挑选保留有用的东西,而不是删除没有的东西”,你可能会问这两者有区别吗?有,如果你只是从海量文件中剔除一些似乎没有什么用的文件的话,那么你的文件整理可能永远无法结束。

文件删除原则是:重复的文件删除,无效过时的文件删除,可留可不留的文件删除,网上能轻易下载到的文件删除,似乎有点用的文件删除,以后可能派得上用场的文件删除。多年的经验告诉我,这些文件以后再次被利用的可能性几乎为零。

2、分类
整理文件的第二步,也是最关键的一步,就是对文件进行分类。我们对文件进行分类的目的就是为了文件逻辑思维的清晰明了,所以在文件分类中就要用到归纳法和演绎法,因为归纳和演绎是逻辑思维的两种方式。我们人类的认知活动,总是先接触到个别事物,而后推及一般,又从一般推及个别,如此循环往复,使认知不断深化。归纳就是从个别到一般,演绎则是从一般到个别。这个思想用在文件管理上,大致就是:先从某个文件开始进行归纳,确定大的分类,然后在这个大的分类下进行演绎,确定大分类下的小分类。分类后的文件夹要做到“相互独立,完全穷尽” ,也就是“不重叠,不遗漏”。(MECE分析法)

具体的分类方式,我推荐用你现在关注的领域正在进行的项目这两种方式,对于那些阻碍整理、不能及时整理、不知道如何分类的文件,我们就新建一个 @Inbox 文件夹,等到空闲时再花时间统一整理。我的分类原则是:

(1), 按照所属领域或者项目类别进行分类,而不是按照文件格式。
(2), 文件夹层次不要超过3层,最好的情况就是是父子孙3层。
(3), 越是常用的文件夹,权重就应该越高,文件夹的目录层级就应该上调。
(4), 为方便定位文件夹,我们甚至可以给文件夹自定义一个文件夹图标。(附扁平化文件图标打包下载 )

3、命名
哲学家说“人是万物的尺度”,说的是世界的样子是我们每个人认为的那个样子。用在文件管理上的话,那就是”文件名是电脑的尺度“,未经命名的文件是不存在的,是没有意义的,就像没有被人类命名的天体就是未知的,不存在的,所以离开命名谈文件管理都是耍流氓。像 385243b5d4.doc,IMG_1895.jpg 这样的文件存放在电脑里,对你而言都是没有意义的,如果更甚,你把这些文件放在名为”新建文件夹(2)“的文件夹的话,那这些文件就像漂浮在太空的漂浮物一样。我的命名准则是:

(1). 唯一。文件夹的名称必须要做到完全不一样,不能有重复,如果是网络资源里的文件夹,请确保在不同的目录下。文件的名称很难能做到完全不一样,但前提得是文件格式不一样。
(2). 统一。建立属于自己的统一命名规则,如果使用了特殊符号,下划线,日期,请确保是统一的。比如日期连写我习惯用 2018-01-22,有中划线,日期用0来补位,显示两位数。
(3). 详细。尽可能详细些,最常用的命名方法是:人/物 + 描述。新垣结衣双马尾微笑.jpg 要比 新垣结衣.jpg 好。
(4). 习惯。保持给文件命名的习惯,新建和保存文件时都要及时命名,不要让名称没有意义的文件堆积。

我还有一个小习惯,就是在大分类的文件夹名称前加上序号,序号会让文件夹与大脑产生奇妙的联系,就像天文学家给天体命名时还同时取一个代号一样。不同场景和不同需求,文件命名的方法也会不一样,但要确保一点,那就是文件名称的唯一性。比如你在网络下载了一张图片,如果你用”人/物 + 描述“的方法给文件命名的话,就无法把你第一次遇到这张图片时的感觉记录下来,所以最好的方法还是使用文件本身已经定下的名称。

对于项目文件,特别是正在进行的项目文件,团队协作的项目文件,命名的唯一性就更加要突出,要让自己和别人一眼就能看懂文件的内容是什么。比如你可以用“序列 + 人物 + 事件 + 描述”的方法来命名。

序列:可以用日期,也可以用数字序列。(可以放在名称前面,也可以放在后面。)
人物:文件的作者,团队协作时尤为重要。
事件:这个人做了件什么事?
描述:关于这件事的一些描述。

对于项目文件,特别是正在进行的项目文件,团队协作的项目文件,命名的唯一性就更加要突出,要让自己和别人一眼就能看懂文件的内容是什么。比如你可以用“序列 + 人物 + 事件 + 描述”的方法来命名。

序列:可以用日期,也可以用数字序列。(可以放在名称前面,也可以放在后面。)
人物:文件的作者,团队协作时尤为重要。
事件:这个人做了件什么事?
描述:关于这件事的一些描述。

二、文件管理的方法

对于一个追求高效文件管理的人来说,对系统自带的资源管理器和打开/保存对话窗口肯定是痛恨已久,我们无数次地把时间浪费在用它们去查找文件,多少宝贵的时间都被这样默默地浪费掉。于是,我开始寻找对比各种软件,借助软件的力量让整理文件这件事情变得尽可能简单,多年的经验总结,我得出了文件管理最终解决方案:资源管理器插件 QTTabBar + 文件定位工具栏 Listary + 全能资源管理器 Directory Opus

1、资源管理器插件 QTTabBar
QTTabBar 的主要功能是多标签浏览,用来文件操作和文件管理都非常方便,有了它后,系统自带的资源管理器就像重获新生一样。除了多标签功能外,这些功能也非常值得说道:

(1). 标签群组:就像浏览器的书签文件夹一样,可以让你设定一个常用文件夹的列表,需要的时候可以一次性打开。
(2). 关闭记录:就像浏览器的历史记录一样,让你方便地打开最近关闭的文件和文件夹。
(3). 标签锁定:可以锁定某个标签,防止被取代或者关闭,还有窗口置顶功能。
(4). 快捷预览:鼠标移动到文件夹上会显示一个向下的箭头列表,方便查看文件夹里的内容。移动到文档、图片、视频上时也会显示大尺寸的略缩图。

2、文件定位工具栏 Listary 
Listary 是一款极其强大的 Windows 文件资源管理器增强工具,它可以帮助你快速定位文件、执行智能命令、记录访问历史、快速切换目录、收藏常用项目等。敢肯定,在使用它后,你就再也离不开它了。Listary 有三种方式启动快捷搜索:

方式一:快捷键。连续按两次 Ctrl 键或者使用快捷键 Ctrl+Q 就会开启全局搜索模式。
方式二:资源管理器。在任意资源管理器中直接输入关键字就会开启匹配搜索模式,匹配无结果就会开启全局搜索模式。
方式三:打开/保存对话窗口。在任意软件的打开/保存对话窗口,对话窗口下面会显示全局搜索模式的对话框。

值得一说的特性:
(1). 搜索不区分大小写,关键词的顺序不影响搜索结果,支持模糊搜索。
(2). 支持汉语拼音首字母搜索,比如“wyyyy”可以匹配”网易云音乐“,但不支持完整的拼音。
(3). 在资源管理器页面双击左键和点击鼠标滚轮键都可以显示Listary的菜单。
(4). 选中搜索后的结果,按键盘上的方向键 → 会直接显示右键菜单,包括“打开所在文件夹”等功能。
(5). 在打开/保存对话窗口,用资源管理器打开某一文件夹,这时的对话窗口路径就变成了你刚刚打开的文件夹。
(6). 在打开/保存对话窗口,按快捷键 Ctrl+G 也可以把对话窗口的路径定位到最后打开的文件夹。
(7). 过滤器:在特定的关键词后加上符号 “ : ” 就可以使用特定的过滤器。默认过滤器有 folder、file、doc、pic、audio、video,但我嫌关键词太长,所以我把他们分别改成了fd、f、d、p、a、v,因为这些关键词是经常要用的。

8). 工程:如果将“E:\RunningCheese\”添加进工程列表并给它一个关键字"rc",那么在任意地方输入“rc”就可以打开这个文件夹,输入"rc panda"就可以搜索这个文件夹下的文件。在E盘下我有25个这样的文件夹,我将它们全部都列入其中。

(9). 关键字:「Web」可以指定特定的搜索引擎来搜索。「目录」可以指定一个关键词打开特定的文件夹。「命令」可以用关键词来启动一些命令,比如 cmd 和 cmda 。而「自定义」是体现 Listary 强大的地方,它可以设定一个关键词,以一定参数运行一个程序。比如 Listary 有个不足的地方就是不支持正则表达式,无法使用通配符搜索,另一款搜索软件 Everything 正好弥补了这一点。我们可以通过设定关键字来调用 Everything 搜索,在搜索参数中输入 -search "{query}" 就可以使用 Everything 进能通配符搜索,Everything 可以算得上是对 Listary 的补充。

比如我们搜索 e chrome | cheese .7z

3、全能资源管理器软件 Directory Opus 
说到文件管理软件,最负盛名的当属 Total Commander了,是同类软件里的精神楷模。我在断断续续的使用过程中,最终我还是放弃了使用,界面简陋,甚至可以说有点丑,再一个就是操作逻辑,这会让一个已经习惯了 Windows 操作的人大呼难受。一番比较对比后,我最终选择了 Directory Opus,它能完成 Total Commander 的大部分功能,操作逻辑也与 Windows 相似,而且不用怎么学习就能上手使用,很难得做到了强大且易用。下面是它非常值得一说的功能:

(1). 双面板多标签:按 F6 同时打开双面板多个标签页窗口,用于完成文件资源管理,非常方便。
(2). 快捷查看:F7 呼出“快速查看窗口”,无需打开就可以查看文件,F8 呼出“文件夹树”,F9 呼出“元数据查看窗口”
(3). 强大的快捷键:快捷键密集且支持自定义,记住一些常快捷键非常有必要,比如Ctrl+1复制,Ctrl+2剪切,Ctrl+3重命名。
(4). 多功能集成:软件集成了很多实用功能,省去安装诸多的小软件,比如批量重命名工具,文件查重工具等。
(5). 更多教程 看这里,附上奶酪版配置下载 ,包括参数设置,布局,重命名宏参数等。

4、三款软件如何配合使用?
别看有三款软件这么多,实际上真正用到的软件就是 Directory Opus 一个,QTTabBar 可以算得上是资源管理器的插件,Listary 本质上也是资源管理器的一个工具栏,与系统无缝集成,也不占用资源,就像是写进了系统的功能一样,只有 Directory Opus 是独立的程序,有单独的窗口。不用 Directory Opus 完全替代自带的资源管理器,原因是如论怎样也免不了要用到自带资源管理器的时候,因而我大多数时候都是用安装了 QTTabBar 插件的资源管理器,再加上 Listary 定位工具栏,已经满足大部分的日常需求。在需要大量操作和集中整理文件时才用 Directory Opus,用它真的很方便高效。如果我是希望搜索并打开一个文件或文件夹,我基本都用Listary,而且在使用 Listary 搜索后,均可在当前程序中直接打开搜索结果。

三、桌面管理

如果说文件管理是“内在”的话,那么桌面管理就是“外在”,或者我们可以把文件管理比喻成“腹中诗书“,那么桌面管理就是文件管理展示出来的“气质”。

我们会经常看到一些人电脑桌面上堆满了文件,也会看到一些人桌面上除了回收站什么东西都没有,也会看到一些人在桌面上运行诸多桌面美化软件。这三种情况哪一种更有利于高效桌面管理呢?我认为三种都不利于,桌面管理和真实的办公桌管理非常像似,我们可以这样来比喻,第一种情况就像我们把所有东西都堆在办公桌上,工作时小心翼翼地腾出一点点空间来,第二种情况就像办公桌上什么东西都没有,需要某样东西时需要起身到柜子里取,第三种情况就像在办公桌上摆满了花盆,模型,摆件,看着是非常文艺,可你工作时不还得先把它们挪到一边先?

我认为高效的桌面管理,最好的情况是以上三种情况的结合。我们喜欢把文件放在桌面上,是因为从本质上来说,桌面就是一个一直打开着的文件夹,我们可以即取即用。桌面上的文件太多会乱,几乎没有文件也会增加一些没有必要的额外工作。我不建议使用桌面美化软件,类似于动态桌面,活动小窗口,桌面浮窗,栅栏化桌面这些可以说是花哨的软件一概不用,你需要高效办公,你就不应该把注意力放在桌面上。只做一些简单的美化就足够了,在 《简化电脑操作》 一文中有介绍。 我的桌面管理准则是:

(1), 桌面只能保留临时文件和正在进行中的文件。
(2), 为正在进行中的项目文件建立专门的文件夹。
(3), 取消图标自动对齐,桌面左边放临时文件,右边放项目文件。
(4), 把不知道如何归类的文件暂时放入 Inbox 文件夹。
(5), 定期清理桌面,把已完成的文件归档到硬盘中去。

最后,说一说电脑桌面的最常驻图标回收站的管理,相信有也很多人像我和一样,看到回收站有东西就强迫症发作忍不住去点“清空回收站”,我们的心理洁癖也随着“咔嚓”的一声得到了满足。但随之而来的副作用是当你想要找回删除的文件时,文件早已不在,这时你开始埋怨自己当时为什么那么“手贱”。所以高效的做法是设定回收站的最大容量,超过这个容量就自动清除。右键点击回收站,将自定义大小设置为你觉得合理的大小,1000MB约等于1GB,19021MB约等于19GB。

结尾

1、本文为2018年1月22日第1版发布,保持关注,请订阅博客和微博 @奔跑中的奶酪。
2、本文由 奔跑中的奶酪 原创创作,欢迎 打赏,欢迎转载,但要注明出处,欢迎订阅关注,欢迎留言评论。

转载声明:

本作品原作者@奔跑中的奶酪,2018年2月8日以电子邮件形式授权允许本博客以保留出处的形式转载其文章。

原文章链接:https://www.runningcheese.com/fm


QQ群号:543825203[电脑问题互助交流]

文章标题:高效方法论05:文件管理,别浪费时间在找东西上(下)
本文作者:慕若曦
发表日期:2018-07-4 06:04 星期三    首发于    暮若夕
本文固定链接: https://www.muruoxi.com/2595.html
 
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1 条评论

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  1. 沙发
    beiming   

    我用的是listary+rolan+power keys

    2018年8月14日 下午8:10 评论

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